HỒ SƠ, THỦ TỤC, QUY TRÌNH THAY ĐỔI NỘI DUNG ĐĂNG KÝ KINH DOANH TẠI HẢI PHÒNG

HỒ SƠ, THỦ TỤC, QUY TRÌNH KHI THAY ĐỔI
ĐĂNG KÝ KINH DOANH TẠI HẢI PHÒNG

 
I.HỒ SƠ THỦ TỤC QUY TRÌNH THAY ĐỔI TÊN CÔNG TY
      Mỗi công ty khi được thành lập đều có một tên riêng do chủ doanh nghiệp, hội đồng thành viên đặt ra để dễ nhận diện góp phần tạo lên sự khác biệt, gây ấn tượng với khách hàng. Để phù hợp với tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp mà công ty đưa ra quyết định thay đổi tên cho phù hợp giúp tạo lên thương hiệu riêng, sản phẩm riêng cho công ty giúp khách hàng nhận diện công ty dễ dàng tránh nhầm với công ty đối thủ.

1.Tên công ty là gì? Quy định khi đặt tên công ty. 
       Tên công ty là tên gọi của của tổ chức, cá nhân doanh nghiệp nhằm phân biệt chủ thể doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác trên lãnh thổ Việt Nam. Tên doanh nghiệp được hiển thị tại trụ sở chính, con dấu, mẫu hóa đơn, hợp đồng với đối tác, ….  công ty. Sau đây là những lưu ý bạn cần biết để thay đổi tên công ty:  
     - Đối với tên doanh nghiệp: doanh nghiệp Việt Nam được phép đặt tên theo bảng chữ cái A, B, C và không bao gồm các ký tự đặc biệt (có thể đặt tên nước ngoài theo hệ chữ La-tinh). Đảm bảo tên công ty gồm 2 thành tố gồm loại hình doanh nghiệp và tên riêng
   + Tên doanh nghiệp không được trùng lặp, gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó. Bao gồm cả tên tiếng việt, tiếng nước ngoài và tên viết tắt
   + Đảm bảo tên doanh nghiệp không trùng với tên nhãn hiệu, tên thương mại hay các chứng từ liên quan đã được bảo hộ đăng ký.
Doanh nghiệp cần lưu ý các điểm trên để tránh trường hợp nộp hồ sơ lên Sở Kế Hoạch để đăng ký giấy phép kinh doanh và bị trả ra sửa đổi lại.

 2.Danh mục, thủ tục, hồ sơ, quy trình cần khi thay đổi tên công ty có tại HẢI PHÒNG
1)Các thông tin khách hành cần cung cấp:
-   Mã số thuế công ty 
-   Tên mới (Tên sẽ được check trên hệ thống trước)
-   Số điện thoại liên lạc 
-   Họ và tên kế toán
2)Chuẩn bị hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp
-   Thông báo thay đổi thông tin doanh nghiệp (tên công ty)
-    Quyết định về việc thay đổi tên công ty do chủ sở hữu (hội đồng thành viên). Phải ghi rõ về việc sử đổi trong điều lệ công ty.
-    Giấy đề nghị thay đổi tên công ty 
-    Biên bản họp của hội đồng thành viên về việc thay đổi tên doanh nghiệp.
-    Thông báo về việc sử đổi mẫu dấu công ty 
-    Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ.
3)Nộp hồ sơ thay đổi tên công ty lên cơ quan đăng ký kinh doanh (nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử) 
-    Hồ sơ phải đầy đủ các thông tin, chữ ký của doanh nghiệp sẽ tiếp hành nộp hồ sơ thay đổi.
-     Khi tiếp nhận cơ quan quản lý sẽ duyệt, ra kết quả nhận hồ sơ hoặc tra ra để sử đổi bổ sung.
-     Khi được chấp thuận thông tin thay đổi của doanh nghiệp đã được cập nhật trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

3.Các danh mục cần lưu ý khi thay đổi tên công ty 
-      Khắc, thay đổi lại con dấu công ty theo tên mới của doanh nghiệp
-      Thay đổi thông tin hóa đơn điện tử, chữ ký số theo tên mới.
-      Thay đổi thông tin ngân hàng 
-      Thay đổi, thông báo văn bằng, hợp đồng, đối tác của công ty bằng tên mới.
-      Giấy phép đủ điều kiện kính doanh đối với các công ty đặc thù.
-      Thay đổi lại biển công ty tại trụ sở mới.
II.THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CHÍNH

      Địa điểm trụ sở là nơi đặt trụ sở chính doanh nghiệp việc đặt trụ sở chính không chỉ tạo ảnh hưởng đến tình hình hoạt động của doanh nghiệp mà còn liên quan đến các cơ sở phát lý của doanh nghiệp. Tùy vào hoạt động cũng như tình hình chung của doanh nghiệp mà có nhu cầu thay đổi trụ sở công ty đi nơi khác. Sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước, thủ tục khi thay đổi trụ sở công ty tại Hải Phòng

1.Địa điểm trụ sở chính của doanh nghiệp xác định như nào?
       Địa điểm trụ sở là nơi đặt địa điểm kinh doanh là địa điểm được xác định là nơi làm việc, liên hệ của doanh nghiệp trong lãnh thổ Việt Nam, địa chỉ công ty được xác định bằng số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có) cụ thể rõ ràng có thể liên hệ qua bưu chính. Trong trường hợp không thể liên hệ với doanh nghiệp ở trụ sở chính của công ty doanh nghiệp có thể bị đóng mã số thuế. Doanh nghiệp có thể thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận huyện, khác quận huyện, khác tỉnh thành phố trên phạm vi lãnh thổ Việt Nam. Tùy vào các doanh nghiệp cũng như trụ sở mới doanh nghiệp chuyển đến phải thực hiện thủ tục xác định nghĩa vụ thuế ở chi cục thuế cũ và chi cục thuế mới.

2.Danh mục, thủ tục, hồ sơ, quy trình, thay đổi địa chỉ kinh doanh
1)Thông tin khách hàng cần cung cấp
-      Mã số thuế doan nghiệp
-      Số điện thoại công ty 
-      Thông tin tài khoản ngân hàng
-      Tên kế toán
-      Thông tin địa chỉ trụ sở mới. (gửi kèm hình ảnh số đỏ, giấy chứng nhận sử dụng, hợp đồng mượn, thuê nhà)
2)Các hồ sơ, quy trình thay đổi địa chỉ kinh doanh
  +   Chốt thuế khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty. Đối với các công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác quận/ huyện/ tỉnh/ thành phố phải nộp mẫu 09 đối với cơ quan thuế đang quản lý để tiến hành làm thủ tục chốt thuế đối với cơ quan quản lý thuế cũ và xin công văn chuyển tới địa điểm trụ sở mới. 
     Lưu ý:  Đối với doanh nghiệp chuyển địa điểm trụ mới cùng quận, huyện thì không phải làm công văn này.
  +   Các thủ tục này thường kéo dài từ 5-10 ngày làm việc tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký.
  +   Chuẩn bị hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh để chuyển sang địa điểm trụ sở mới.
-      Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh
-      Quyết định của doanh nghiệp về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp. Ghi rõ nội dung thay đổi của điều lệ công ty.
-      Biên bản họp của hội đồng thành viên quyết định về việc thay đổi địa điểm trụ sở chính sang một địa chỉ quận, huyện mới.
-      Uỷ quyền cho người đại diện nộp hồ sơ thay đổi.
 3)Nộp hồ sơ thay đổi trụ sở chính lên phòng đăng ký kinh doanh
-       Việc nộp hồ sơ sẽ được nộp trực tuyến. Phòng đăng ký sẽ xem xét và đưa ra việc chấp thuận hay trả ra để sửa đổi bổ sung hồ sơ.
-      Sau khi được chấp thuận sẽ tiến hành thủ tục nộp hồ sơ giấy để nộp lên cơ quan đăng ký mới.
-       Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi địa chỉ. Sau tiếp nhận hồ sơ, sẽ xem xét tính hợp lệ và đồng ý và cấp giấy chứng nhận đã thay đổi địa chỉ công ty.
 4)Lúc này việc thông tin thay đổi địa chỉ doanh nghiệp đã được cập nhật trên hệ thống cổng thông tin quốc gia của doanh nghiệp.

3.Các lưu ý doanh nghiệp cần quan tâm khi thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh chính 
  -    Nếu thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trong cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, đồng nghĩa với việc không thay đổi cơ quan thuế quản lý.
-     Ngược lại, nếu doanh nghiệp chuyển đổi địa chỉ đến tỉnh, thành phố khác sẽ dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý.
=>>    Có thể thấy ngoài các nghĩa vụ nêu trên doanh nghiệp còn phải soạn thảo hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế gửi đến cơ quan thuế nơi chuyển đi và nơi chuyển đến.
III.TĂNG, GIẢM VỐN ĐIỀU LỆ CỦA CÔNG TY
 
 1.Vốn điều lệ là gì? Có các hình thức tăng, giảm vốn
     Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên, cổ đông góp vốn, hoặc cam kết sẽ góp trong thời gian nhất định và được ghi rõ trong điều lệ công ty. Tùy vào tình hình thực tế, nhu cầu hoạt động khác nhau mà doanh nghiệp muốn tăng, giảm vốn điều lệ của công ty. 
Tăng vốn điều lệ là tăng số vốn muốn góp vào công ty:  
      Có 2 hình thức tăng vốn:
-        Tăng vốn góp của thành viên 
-        Huy động tiếp nhận thêm vốn góp của thành viên mới.
  Giảm vốn điều lệ là công ty hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông theo tỷ lệ sở hữu cổ phần của họ trong công ty với điều kiện:
       Có 3 hình thức giảm vốn 
-      Giảm vốn góp do hoàn trả phần vốn góp cho thành viên công ty
-      Giảm vốn do công ty mua lại phần vốn góp của thành viên công ty (hoặc mua lại số cổ phần đã phát hành)
-      Giảm vốn do các thành viên không góp đủ và đúng hạn vốn điều lệ công ty trong vòng 90 ngày kể từ ngày doanhn ghiệp được thành lập.

 2.Danh mục, hồ sơ, quy trình tăng giảm vốn điều lệ tại Hải Phòng 
 1)Thông tin khách hàng cần cung cấp
-     Mã số thuế
-     Số điện thoại công ty 
-     Thông tin tài khoản ngân hàng 
 -    Tên kế toán
-     Số vốn điều lệ mới của doanh nghiệp
-     Tỷ lệ vốn góp mới (nêu thay đổi tỉ lệ vốn góp)
 2)Các hồ sơ, quy trình khi tăng, giảm vốn điều lệ của công ty
       -     Chuẩn bị hồ sơ tăng, giảm vốn điều lệ công ty
-     Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh 
-     Quyết định của cảu chủ sở hữu (hội đồng thành viên) công ty về việc tăng, giảm vốn điều lệ
-      Biên bản họp của hội đồng thành viên (đối với công ty tnhh 2 thành viên, cổ phần)
-      Giấy xác thực việc góp vốn của thành viên mới (đối với trường hợp có thêm thành viên góp vốn)
-      Giấy chứng thực cá nhân sao y công chứng của thành viên mới
-      Giấy ủy quyền cho tổ chức các nhân thực hiện thủ tục  
 3)Nộp hồ sơ tăng, giảm vốn lên hệ thống đăng ký kinh doanh
-       Hồ sơ sẽ được đẩy trực tiếp lên hệ thống trực tuyến của cổng thông tin quốc gia. Phòng đăng ký sẽ xem xét hồ sơ và đưa ra xác nhận hợp hệ hay trả ra để bổ sung thông tin
-       Doanh nghiệp sau khi được chấp thuận và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo trình tự, thủ tục và phải trả phí theo quy định. Thời hạn thông báo công khai các thông tin về doanh nghiệp là 30 ngày.
  4)Kê khai mẫu 08- MST và nộp thuế môn bài bổ sung.
-      Việc tăng hoặc giảm vốn điều lệ sẽ làm tăng, giảm nghĩa vụ thuế môn bài của doanh nghiệp thì phải nộp tờ khai thuế môn bài và phải nộp mức thuế môn bài mới.
 -     Đối với doanh nghiệp có mức vốn điểu lệ dưới 10 tỷ sẽ nộp mức thuế môn bài thấp nhất với mức giá 2.000.000 VNĐ/ 1 năm và 3.000.000VNĐ/1 năm với doanh nghiệp có mức vốn điều lệ từ 10 tỷ trở lên.

3.Các lưu ý khi doanh nghiệp muốn tăng, giảm vốn điều lệ công ty 
-     Khi tăng vốn điều lệ các thành viên phải cam kết góp đủ số vốn trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi lên Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở chính.
-    Đối với công ty TNHH 1 thanh viên khi có thêm vốn góp của thành viên mới phải đổi hình thức đăng ký kinh doanh sang công ty TNHH 2 thành viên trợ lên haowjc công ty cổ phần.
-     Khi thay đổi cơ cấu vốn góp, chuyển nhượng cổ phần sẽ làm thay đổi, phát sinh liên quan đến việc kê khai thuế thu nhập cá nhân và nghĩa vụ nộp thuế nếu phát sinh số tiền thuế phải nộp.
-     Thuế thu nhập khi chuyển nhượng cổ phần được xác định như chuyển nhượng chứng khoán.
IV.THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP

 1.Người đại diện pháp luật 
      Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
      Công ty TNHH, cổ phần có thể có một hoặc nhiều hơn người là đại diện pháp luật nhưng phải ghi rõ, quy định rõ trong điều lệ của công ty. Và phải luôn đảm bảo có ít nhất một người đại diện theo pháp luật có mặt tại Việt Nam.
2.Danh sách, hồ sơ, thủ tục, quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
1)Hồ sơ khách hàng cần cung cấp
-    Mã số thuế
-    Số điện thoại công ty
-      Thông tin tài khoản ngân hàng
-      Tên kế toán
-      Thông tin người đại diện pháp luật (gửi kèm hình ảnh căn cước, chứng minh thư và số hộ khẩu)
2)Hồ sơ, thủ tục, quy trình thay đổi người đại diện pháp luật của công ty
-      Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh (người đại diện pháp luật của doanh nghiệp)
-     Quyết định của chủ sở hữu (hội đồng thành viên đối với công ty TNHH, cổ phần) 
-      Biên bản họp của đại hội cổ đông (hội đồng thanh viên) trong trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật kèm theo thay đổi chức danh đại diện theo pháp luật.
-      Bản sao giấy chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật mới.
-      Giấy ủy quyền cho người đại diện thực hiện thủ tục nộp hồ sơ lên hệ thống cổng thông tin.
3)Nộp và đợi quyết định từ phòng đăng ký kinh doanh.
-       Nộp hồ sơ trực tuyến trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp.
-       Nhận hồ sơ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới 

 3.Lưu ý khi thay đổi người tại diện pháp luật của doanh nghiệp
-     Điều kiện để làm người đại diện theo pháp luật:
+   Người từ đủ 18 tuổi trở lên 
+   Có năng lực hành vị dân sự
+    Không bị treo mã số thuế trên dữ liệu quản lý doanh nghiệp
+    Không thuộc nhóm đối tượng bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp: Cán bộ, công chức, viên chức nhà Nước, ….
+    Người đại điện pháp luật không nhất thiết phải là người góp vốn cảu doanh nghiệp
+    Và luôn đảm bảo có ý nhất một người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có mặt tại Việt Nam
-      Trường hợp liên quan đến người đại diện theo pháp luật
+     Người đại diện theo pháp luật cũ bị treo mã số thuế thì doanh nghiệp không được theo đổi người đại diện theo pháp luật 
+     Người đang quản lý doanh nghiệp hiện đang bị đóng mã số thuế cũng không thể đăng ký làm người đại diện theo pháp luật của công ty mới.
+     Người đại diện là người đi thuê cần lưu giữ hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm người đại diện pháp luật mới.
+     Cá nhân từng là người đại điện pháp luật của công ty từng tuyên bố phá sản từ 1-3 năm từ ngày tuyên bố phá sản cũng không được làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mới. Trừ trường hợp quy định trong luật phá sản của doanh nghiệp.
+     Thay đổi người đại diện gắn liền với việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện mới cần lưu ý thủ tục kê khai thế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng.
+     Trường hợp thay đổi người đại diện pháp luật làm thay đổi điều lệ công ty thì trong biên bản họp phải ghi rõ nội dung thay đổi trong điều lệ doanh nghiệp
+     Việc thay đổi người đại diện cần lưu thay đổi cả thông tin đăng ký tài khoản ngân hàng, thông báo đến đối tác của công ty.
+     Đối với doanh nghiệp có giấy phép con liên quan đến thông tin người đại điện pháp luật phải làm thủ tục thay đổi thông tin cho phù hợp với người đại diện pháp luật mới. 

 V.THAY ĐỔI NGÀNH NGHỀ KINH DOANH

 1.Ngành nghề kinh doanh là gì?
      Ngành nghề kinh doanh là một hoạt động kinh tế, ngành nghề kinh doanh là ngành liên quan đến sản xuất và phân phối hàng hóa hoặc dịch vụ liên tục và thường xuyên để đáp ứng nhu cầu mong muốn. Tuy các mã ngành không được thể lên giấy phép đăng ký kinh doanh nhưng khi muốn thay đổi ngành nghề kinh doanh đã đăng ký doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh mới với Sở kế hoạch và Đầu tư để được cấp giấy đăng ký kinh doanh với các mã ngành khinh doanh mới.
      Có 4 mã ngành khác nhau
-       Các mã ngành 1: Sản xuất thô sơ, sơ khai: nông – lâm – thủy sản, khai thác, khai khoáng,....
-       Các mã ngành 2: Khu vực công nghiệp và xây dựng 
-       Các mã ngành 3: Các ngành liên quan đến dịch vụ
-       Các mã ngành 4: Liên quan đến các mục về tri thức, giáo dục,......
 2.Hồ sơ, thủ tục, quy trình thay đổi ngành nghề kinh doanh.
1)Thông tin khách hàng cần cung cấp
-         Mã số thuế
-         Số điện thoại công ty
-         Thông tin tài khoản ngân hàng
-         Tên kế toán
-        Ngành nghề cần bổ sung.
2)Hồ sơ, quy trình thay đổi ngành nghề kinh doanh.
-        Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh (thay đổi, bổ sung các mã ngành kinh doanh)
-        Quyế định thay đổi, bổ sung của chủ sở hữu (Hội đồng thành viên)
-        Biên bản họp quyết định về việc thay đổi, bổ sung thêm các mã ngành kinh doanh
-        Giấy xác nhận ủy quyền cho người đại diện đứng ra nộp hồ sơ.
 3)Nộp và nhận giấy xác nhận khi có giấy phép đăng ký kinh doanh mới
-      Việc nội hồ sơ sẽ được tiến hành trực tuyến lên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp 
-       Hồ sơ sẽ được xem xét và chấp thuận khi đã đủ và xác minh đúng thông tin.
-       Phòng đăng ký sẽ trả giấy phép đănh ký kinh doanh mới với các mã ngành mới cho doanh nghiệp.
 3.Doanh nghiệp cần lưu ý khi thay đổi các mã ngành, nghề tại Hải Phòng
-      Khi thay đổi mã ngành mới doanh nghiệp cần tìm hiểu các ngành nghề mính muốn đăng ký có đủ điều kiện để công ty kinh doanh không.
-      Đối với những doanh nghiệp đã đăng ký mã ngành cấp 4 cần phải thực hiện mã hóa ngành khi đăng ký thay đổi theo đúng hệ thống ngành kinh tế nước ta.